Bijdragen aan een soepel en correct douaneproces
Joyce Matthews
Als administratief medewerkster binnen de douaneafdeling leerde Joyce Matthews alles wat nodig is om douaneklanten en -collega’s te ondersteunen bij een cruciaal onderdeel van het internationale logistieke proces.
Lees hoe haar nieuwsgierigheid en dagelijkse inzet bijdragen aan efficiëntie en helderheid in het douaneproces, en hoe zij haar kennis en ervaring in verschillende rollen inzet voor klanten en collega’s.
Foto credits: Modexpress
Als administratief medewerkster binnen de douaneafdeling leerde Joyce Matthews alles wat nodig is om douaneklanten en -collega’s te ondersteunen bij een cruciaal onderdeel van het internationale logistieke proces.
Lees hoe haar nieuwsgierigheid en dagelijkse inzet bijdragen aan efficiëntie en helderheid in het douaneproces, en hoe zij haar kennis en ervaring in verschillende rollen inzet voor klanten en collega’s.
Foto credits: Modexpress
Hoe ben je bij Modexpress terechtgekomen?
Ik ben werkzaam bij Modexpress sinds 2016. Ik werkte bij PostNL toen ik getipt werd door iemand. Via Tempo-Team ben ik begonnen in het warehouse als logistiek medewerker op een retourafdeling. Ik heb op meerdere afdelingen binnen het warehouse gewerkt in een team met hele fijne collega’s. Met een vaste collega mocht ik voor een hele grote klant de retourafdeling opzetten en in 2018 kreeg ik een vast contract bij Modexpress aangeboden. Ook daarna ben ik veel betrokken geweest bij nieuwe projecten. In 2020 werd ik gevraagd voor de douane afdeling waar ik nu nog steeds werk. Ik had een administratief verleden dus ik besloot die uitdaging aan te gaan.
Kun je iets vertellen over de douaneafdeling en jouw rol binnen het team?
We zijn nu met een vast team van acht personen. Mijn rol omvat veel verschillende dingen. Ik doe veel voorbereidend werk, controles, de financiële afwikkeling en facturatie, en het archiveren. Het enige dat ik zelf niet doe, zijn de import- en export aangiftes. Ik ondersteun collega’s en neem taken over wanneer zij afwezig zijn. Er komt veel bij het douaneproces kijken en dat wordt nogal eens onderschat. Controleren van douanedocumenten, of alles klopt en volledig is, zoals de geldigheid en volledigheid van certificaten over de zendingen die Modexpress ontvangt. Dit is ook erg belangrijk voor het behoud van de vergunning die Modexpress heeft om douanezaken te mogen uitvoeren.
Toen ik op de afdeling begon, wist ik niets van douanezaken maar gaandeweg ben ik er ingerold en heb ik het praktisch geleerd. Ik ben best wel leergierig en het is interessante materie. Mijn collega’s en Henri als afdelingshoofd hebben mij hierbij geholpen. Voor mijn gevoel heb ik één van de leukste rollen op de afdeling, zeer gevarieerd.
Mijn ambitie voor de toekomst is om onze Customer Support afdeling meer ondersteuning en support te geven op douanezaken. Om kennis over te brengen aan mijn collega’s in dat team om ervoor te zorgen dat informatie die zij vanuit de klant ontvangen ook terecht komt bij de douaneafdeling.
Douane heeft een belangrijke rol in het logistieke proces van klanten. Tegen welke uitdagingen lopen klanten het meest aan?
Uitdagingen voor douaneklanten liggen vooral in de koppeling met systemen. Alle info moet kloppen in het systeem voordat het kan werken en de zendingen geleverd kunnen worden. Daarin proberen we zoveel mogelijk te ondersteunen en aan te passen om dit proces zo goed mogelijk te maken. Dat is continu proces waarbij mijn collega’s nauw in contact staan met de klanten.
Kun je een project of situatie uitlichten waar je echt trots op bent?
Als ik terugkijk, is dat het opruimen en herinrichten van het douanearchief. De douaneafdeling is verplicht om documenten 11 jaar lang te bewaren. Dus dat was een flinke klus toen ik startte. Gelukkig heb ik veel hulp gehad. Maar dat was ook nodig want destijds stond alles nog op papier. Dat is nu gelukkig digitaal.
Los van het archief denk ik ook aan procedures eenvoudiger en efficiënter maken gaandeweg en meedenken met wat verbeterd of weggelaten kan worden.
Als je klanten één tip zou mogen meegeven om douaneprocessen zo soepel mogelijk te laten verlopen, welke zou dat dan zijn?
Er komt veel kijken bij het douaneproces en dat wordt nog weleens onderschat. Ieder bedrijf dat import en export doet, moet weten wat er speelt. Mijn tip is dat de klant zelf iemand in dienst heeft die echt verstand heeft van douanezaken. Er zijn wettelijke verplichtingen waar je je als douaneklant aan moet houden. En wettelijke regelgeving verandert regelmatig. Iemand in dienst die diezelfde bril heeft, weet wat er speelt.
Wil je meer inspirerende verhalen van ons team horen?